أهم النصائح للتغلب على مشكلة التسويف و التأجيل و أفضل الطرق لإنجاز المهام في وقتها

237 0
237 0
المماطلة

إن الالتزام في أداء المهام المترتبة عليك في موعدها المحدد، و مواكبة عبء العمل و المسؤوليات المتجددة. يضمن لك الحفاظ على إنتاجيتك مع جودة الأداء.

من ناحية أخرى تحدث مشكلة التسويف، عندما تتأخر في إنجاز المهام المطلوبة عن موعدها المحدد. و تضطر لتحديد موعد جديد لها. و ضغط جدول عملك بمهام إضافية متراكمة!

قد نقوم بالمماطلة أحياناً، لكن تكرار هذا الأسلوب، قد يؤثر على أدائك الوظيفي أو الدراسي!

أسباب التسويف و المماطلة:

المماطلة و التأخر في إنجاز المهام المترتبة، هي عبارة عن سلوك معقّد متجذّر في أسباب متعددة. تتضمن ما يلي:

  • الضغوطات الخارجية
  • عدم الاهتمام
  • التراخي
  • الشعور بالإرهاق
  • الكمالية
  • قلة الخبرة
  • الحاجة لتقنيات تنظيم الوقت

قد تسبب المماطلة المزيد من الضيق على المدى الطويل. و ذلك من خلال إعاقة الإنتاجية و التسبب في مشاعر سلبية لذاتك.

لكن الأمر الجيد أن مشكلة التسويف هي عبارة عن سلوك مكتسب. و بإمكانك التغلب عليه من خلال بعض التدريب.

إن تركيز اهتمامك أمر أساسي و ضروري  لتحقيق أقصى قدر ممكن من أداء عملك. و تعزيز صحتك الجسدية و العقلية. مما يؤدي لزيادة الرضا الوظيفي و السعادة.

هل أعاني من مشكلة المماطلة و التسويف؟

ليس كل من يؤجل مهمة ما، يعني أنه مماطل.

فالعديد من الأفراد قد يقومون بتأجيل مهام ضرورية لأسباب جيدة.

على سبيل المثال، إن كنت تشعر بالمرض أو أي أحد من أفراد أسرتك. و كان لديك مهمة ضرورية، فاضطررت لتأجيها. هذا من الأسباب المشروعة لتأجيل إنهاء عملك. و هو مختلف تماماً عن المماطلة المزمنة!

قد تتصف أنك تعاني من التسويف و المماطلة المزمنة، إذا كنت تقوم بما يلي:

  • تترك عناصر مهمة في قائمة المهام الخاصة بك. و لا تقم بإنجازها حتى آخر لحظة ممكنة.
  • أن تشغل يومك بمهام ذات أولوية منخفضة. بدلاً من إكمال المهام الضرورية  ذات الأولوية العالية.
  • أن تبدأ بمهمة ذات أولوية عالية. و ما إن تشتت انتباهك بأمور ثانوية أخرى أو استراحة باكرة لتناول القهوة!
  • فتح بريدك الالكتروني أو هاتفك عدة مرات دون داعِ، أثناء عملك على الواجب الهام.
  • انتظار الوقت المناسب أو أن تكون في المزاج المناسب، للعمل على المهمة المنتظرة.

أهم الأساليب و التقنيات للتغلب على مشلكة التسويف و المماطلة:

إليك بعض النصائح الهامة للتغلب على مشلكة التأجيل:

  • كن أكثر وعياً بنفسك
  • جدولة إطارات زمنية غير قابلة للتفاوض
  • الحدّ من العوامل المشتتة للانتباه
  • فقط ابدأ
  • قبول النقص، لا أحد كامل
  • التركيز على أهداف قصيرة
  • كن واقعياً
  • إعادة صياغة الحوار الداخلي الخاص بك
  • مشاركة شخص داعم لك
  • مكافأة نفسك على إنتاجيتك

كن أكثر وعياً بنفسك:

من الضروري فهم و تحديد عوامل المماطلة لديك. حتى تتمكن من استبدالها بسلوكيات أخرى أكثر إنتاجية.

ابحث عن أنماط متشابهة في المهام التي تميل للمماطلة في إنجازها عادةً.

على سبيل المثال، قد تتجنب المهام المعقدة، من خلال تفقد بريدك الالكتروني بشكل مفرط!

تمييز أن هذه المهام بحاجة للمزيد من الجهد. قد يساعدك في جدولة موعد إنجازها في الوقت الذي يسمح بإنتاجية أكبر.

جدولة إطارات زمنية غير قابلة للتفاوض:

ابدأ في إكمال المهام الصعبة مبكراً، من خلال كتابتها في جدول مهامك، و تحديد الأهداف الملموسة.

بدلاً من التركيز على الموعد النهائي الفعلي للمهمة. ضع لنفسك مواعيد نهائية مصغرة، يجب أن تحققها مهما كلف الأمر!

على سبيل المثال إذا كنت تحضّر عرضاً تقديمياً لاجتماع الأسبوع القادم. فحدد هدفاً لإنهاء صفحتين من العرض يومياً، حتى الموعد النهائي الفعلي.

إن استخدام تطبيق موبايل لجدولة هذه المهام، قد يمنحك فكرة أفضل عن أسبوع عملك. و متى تحتاج لإكمال جوانب معينة من كل مهمة.

فكّر في جدولك من حيث مواعيد تسليم المهام على أنها ثابتة غير قابلة للتفاوض!

فعندما تكتب مهمة ما في جدولك. احرص على الانتهاء منها بحلول الموعد النهائي الذي حددته أنت بنفسك.

الحدّ من العوامل المعرقلة للعمل:

إن تجنب الإغراء أمر بالغ الأهمية لإنهاء المهام.

عند الاستماع إلى الموسيقى المشتتة للانتباه، توقف عن الدردشة مع زملائك في العمل، أو التحقق بشكل متكرر من رسائل هاتفك أو وسائل التواصل الاجتماعي. و إلا على الأرجح ستقوم بالتسويف في وقت لاحق من اليوم!

حاول حجب مواقع التواصل الاجتماعي و وضع هاتفك على الصامت، و فرض قيود أخرى على نفسك. للتأكد من أنك تركز فقط على المهمة التي تقوم بها.

بدلاً من ذلك، ضع في اعتبارك استخدام هذه المشتتات، كمكافآت عند الانتهاء من المهمة الهامة.

على سبيل المثال إذا كان لديك أخبار مشوقة تود بمشاركتها مع زميلك في العمل. انتظر إلى موعد استراحة الغداء، بدلاً من التحدث عن ذلك في الصباح خلال أوقات العمل.

فبهذه الطريقة، يكون لديك شيء تتطلع إليه بعد الانتهاء من المهمة. و يمكن أن تمنح نفسك استراحة.

فقط ابدأ!!

إذا كنت تشعر بالحاجة للمماطلة. قم بالتركيز على العمل لمدة 30 دقيقة دون مقاطعة أو إلهاء. اضبط المنبه إن كنت بحاجة لذلك.

يجد الكثير من الناس أنه بمجرد أن يعملوا جيداً على مهمة ما. فمن الأرجح أن يرغبوا في إنهائها.

حتى لو انتهى بك الأمر أن تأخذ استراحة بعد نصف ساعة. فأنت ما تزال أطول مما كنت ستظل عليه لو لم تبدأ على الإطلاق.

تقبّل عدم الكمال:

غالباً ما يماطل أصحاب الكمال. لأنهم يجعلون المهام أكثر صعوبة مما يحتاجون إليه.

بدلاً من ترهيب نفسك من البداية، تعلّم أن تتقبل عيوبك.

على سبيل المثال إذا كنت تكتب عرضاً تقديمياً مهماً. قم بتدوين كل ما يخطر ببالك أولاً. و اعتبره مسودة أولية. ثم أنت أو زميلك في العمل، قد تقوم بمراجعته و تحريره لاحقاً.

فعندما تحرر نفسك من التوقعات التي لا يمكن تحقيقها. سيكون لديك المزيد من الطاقة للحفاظ على نفسك بقية اليوم.

و قد تجد نفسك لاحقاً، مستمتعاً بالمهام التي قمت بتأجيلها.

ركّز على الأهداف الصغيرة قصيرة الأمد:

إن تجزئة الأهداف الكبيرة إلى أهداف صغيرة، يعتبر طريقة فعالة لتجنب المماطلة.

حتى إن لم تتمكن من تغيير هيكل مواعيدك النهائية. يمكنك أن تسأل نفسك عما تريد أن تكسبه على المدى القصير.

إن تقسيم المهام إلى مهام أصغر، قد يجعلك تشعر أنك أقل إرهاقاً.

إذا كنت تكتب كتاباً، على سبيل المثال. يمكنك في البداية كتابة العناوين الأساسية للمحتوى. ثم تحديد كل فصل.

و بدلاً من كتابة هذا الفصل الأول، قسّمه إلى أقسام و أفكار، و التزم بإنهاء جزء واحد في كل مرة.

يمكنك تطبيق هذه الطريقة على أي مشروع أو مهمة . قد تشعر أنك أكثر قوة.

كن منطقيّاً:

على اعتبار أن مشكلة المماطلة، غالباً ما تأتي من القياسات غير الدقيقة، لمقدار الوقت الذي تحتاجه لإنهاء مشروعك.

إذاً تأكد من منح نفسك متسعاً من الوقت، للعمل على كل مهمة.

كونك منطقياً يتضمن أيضاً فهم أوقات ذروة إنتاجيتك.

بعض الأفراد يعملون بشكل أفضل في الصباح الباكر. بينما البعض الآخر قد يعمل أفضل في المساء.

فهمك لحجم الوقت الذي تحتاجه لإنهاء مهمتك، و تنظيم وقتك على هذا الأساس. قد يساعدك في العمل بشكل أكثر إنتاجية.

أعد صياغة حوارك الداخلي:

إخبار نفسك أنا يجب أن أنجز هذه المهمة، أو أنا بحاجة لذلك. يعني أنه ليس لديك أي خيار.

في حين أن هذا صحيح إلى حد ما، خاصةً مع اقتراب الموعد النهائي. لكن هذا النوع من الحديث الذاتي، قد يجعلك تشعر بعدم القدرة.

بدلاً من أن تقول إن عليك أن تفعل شيئاً. قل أنا اخترت القيام بذلك.

استخدام لغة أكثر إيجابية، يعني أنك تمتلك المهمة و أنك تتحكم بشكل كامل.

في المرة القادمة التي تواجه فيها مهمة صعبة و تشعر بالإرهاق. فكّر في القول لنفسك، يمكنني تحقيق ذلك 🙂

مشاركة شخص داعم لك:

إن التغلب على الكسل و المماطلة، قد يكون أسهل عند الحصول على المساعدة من شخص ما. مثل وجود شريك في العمل، قد يساعدك في تحديد المواعيد النهائية و التمسك بها.

قد يكون هذا الشخص رئيسك في العمل، أو زميللك أو صديقك أو أي شخص مناسب لهذه المهمة.

تواصل مع الشخص الشريك في العمل مرة في الأسبوع، لمناقشة جدول المهام القادم، و الفترة الزمنية التي تأمل في تحقيقها.

إذا وجدت نفسك، بدأت في المماطلة مجدداً. تواصل مع شريكك في العمل، و أخبره ما وصلت له.

الشريك الجيد في العمل، سيشجعك على إعادة تقييم عملك و العودة إلى المهمة.

مكافأة نفسك على إنتاجيتك:

قم بإنشاء مكافأة تستمتع بها، فقط إذا قمت بإنهاء المهمة التي حددتها دون مماطلة.

على سبيل المثال، اسمح لنفسك بالحصول على فنجان آخر من القهوة، فقط عند الانتهاء من المهمة التي تعمل عليها.

يمكنك أيضاً إطفاء هاتفك أثناء العمل لفترة معينة. و لتكن عادة لديك. ثم قضاء بعض الوقت على وسائل التواصل الاجتماعي، عندما تحقق أهدافك و تنجز المهام المطلوبة في الوقت المحدد لها.

المراجع:

https://www.indeed.com/career-advice/career-development/overcoming-procrastination

الصورة المرفقة:

https://www.flickr.com/photos/143101165@N06

تصنيفات المقال

انضم الى المحادثة

اذا أعجبك هذا المقال شاركه مع أصدقائك، شكراً لك